أعمال قسم الشئون الإدارية

 أولاً : شئون هيئة التدريس

• إجراءات تعيين المعيدين والمتابعة مع الأقسام العلمية ومجلس الكلية تنفياً لما جاء بالخطة الخمسية.
• إجراءات مكتب الأمن لتعيين المعيدين.
• عمل استمارات الكشف الطبي للمعيدين الجدد .
• استيفاء استمارات صندوق التكافل الاجتماعي والمشروع العلاجي  و التأمين الصحي
• إجراءات تسليم العمل واستيفاء مسوغات التعيين للمعيدين الجدد طبقاً لقرارات الجامعة.
• إجراءات تعيين الأساتذة المتفرغين والأساتذة الغير متفرغين.

• إجراءات أوراق الترقية اعتباراً من درجة مدرس مساعد وحتى درجة أستاذ

•  إجراءات منح الأجازات الخاصة بالسادة أعضاء هيئة التدريس ومساعديهم ( مرافقة للزوج أو الزوجة – رعاية الطفل – الأجازات الاعتيادية )

• مطالبة السادة أعضاء هيئة التدريس ومساعديهم بإقرارات الذمة المالية طبقاً لتواريخ تقديم الإقرار واستيفاء بياناتها وإرسالها لإدارة الكسب غير المشروع بالجامعة

• الإجراءات الخاصة بالجزاءات وتسجيلها بسجل الجزاءات .

• متابعة موقف السادة أعضاء هيئة التدريس "ذكور" من موقفهم من التجنيد وتسجيلها بسجل التجنيد

• إجراءات إنهاء الخدمة الخاصة بالسادة أعضاء هيئة التدريس لأي سبب من الأسباب (بلوغ السن القانونية للمعاش – الاستقالة – الوفاة ... الخ) بداية من صدور أمر إنهاء الخدمة حتى إنهاء إجراءات المعاش وصندوق التكافل الاجتماعي

• يتم تدوين وتحديث البيانات  الخاصة بالسادة أعضاء هيئة التدريس بصفة مستمرة في السجلات الآتية (سجل الأحوال "114" – سجل المجندين  - سجل الأوامر الإدارية – سجل الجزاءات – سجلات الأجازات " مرافقة للزوج أو الزوجة ، رعاية الطفل ، الاعتيادي " سجل إقرارات الذمة المالية – سجل الأعمار)

ثانياً : شئون العاملين ( إداريين ) :

• إجراءات تعيين الإداريين ( دائمين أو بمكافأة شاملة).
• عمل استمارات الكشف الطبي للإداريين الجدد .
• استيفاء استمارات صندوق التكافل الاجتماعي والمشروع العلاجي و التأمين الصحي
• إجراءات تسليم العمل واستيفاء مسوغات التعيين للإداريين الجدد طبقاً لقرارات الجامعة.
• تجديد العقود السنوية للمعينين بالمكافأة الشاملة

• إجراءات أوراق الترقية الخاصة بالسادة الإداريين (مدير عام بصفة شخصية " كبير")

• إجراءات منح الأجازات الخاصة بالسادة الإداريين ( إعارة - مرافقة للزوج أو الزوجة – أجازة وضع - رعاية الطفل – حج - رعاية الوالد أو الوالدة- التصريح بالعمل نصف الوقت – ساعة رضاعة ونصف ساعة حضانة - الأجازات الاعتيادية والعارضة والمرضية ) مع حفظ هذه الأجازات بملفات فرعية بالقسم وإرسال نسخة من الأجازات الخاصة في حينها وكذلك كشف سنوي بالأجازات الاعتيادية والعارضة والمرضية إلى إدارة ملفات الخدمة بالجامعة.

•  ضم مدد الخدمة السابقة للسادة الإداريين وكذلك ضم مدة التجنيد للإداريين للذكور والخدمة العامة للإناث

• مطالبة السادة الإداريين بتقديم إقرارات الذمة المالية طبقاً لتواريخ تقديم الإقرار واستيفاء بياناتها وإرسالها لإدارة الكسب غير المشروع بالجامعة

• الإجراءات الخاصة بالجزاءات وعمل أوامر العقاب ومتابعة محو الجزاءات وتسجيل الجزاءات الموقعة وكذلك تواريخ محوها بسجل الجزاءات .

• عمل تقارير الكفاية السنوية الخاصة بالسادة الإداريين وإرسالها للجنة شئون العاملين بالجامعة لاعتمادها ثم قيدها بالسجل الخاص بها
• عمل تقارير فترة الاختبار عن الستة أشهر للمعينين الجدد وتسجيلها بالسجل الخاص بها

• الترشيح للعلاوات التشجيعية للسادة الإداريين طبقاً لقرار رئيس الجامعة الخاص بالعلاوات التشجيعية

• متابعة موقف السادة الإداريين "ذكور" من موقفهم من التجنيد وتسجيلها بسجل التجنيد

• إجراءات إنهاء الخدمة الخاصة بالسادة الإداريين لأي سبب من الأسباب (بلوغ السن القانونية للمعاش – الاستقالة – الوفاة ... الخ) بداية من صدور أمر إنهاء الخدمة حتى إنهاء إجراءات المعاش وصندوق التكافل الاجتماعي

• يتم تدوين وتحديث البيانات الخاصة بالسادة الإداريين بصفة مستمرة في السجلات الآتية (سجل الأحوال "114" – سجل المجندين - سجل الأوامر الإدارية – سجل الجزاءات – سجلات الأجازات "  إعارة ، وضع ، مرافقة للزوج أو الزوجة ، العمل نصف الوقت ، رعاية الطفل ، الاعتيادي والعارضة والمرضي " سجل إقرارات الذمة المالية – سجل الأعمار) وكذلك يتم حفظ الأجازات الخاصة بالسادة الإداريين بملف فرعي بالقسم ويتم موافاة إدارة ملفات الخدمة بالأجازات الخاصة في حينها وكذلك إرسال كشف سنوي لكل موظف بأجازاته الاعتيادية والعارضة والمرضية

 ثالثاً : شئون العاملين ( عمال ) :

• إجراءات تعيين العمال ( دائمين أو بمكافأة شاملة).
• عمل استمارات الكشف الطبي للعمال الجدد .
• استيفاء استمارات صندوق التكافل الاجتماعي والمشروع العلاجي و التأمين الصحي
• إجراءات تسليم العمل واستيفاء مسوغات التعيين للعمال الجدد طبقاً لقرارات الجامعة.

• إجراءات أوراق الترقية الخاصة بالعمال 

• إجراءات منح الأجازات الخاصة بالسادة العمال ( إعارة - مرافقة للزوج أو الزوجة – أجازة وضع - رعاية الطفل – حج - رعاية الوالد أو الوالدة- التصريح بالعمل نصف الوقت – ساعة رضاعة ونصف ساعة حضانة - الأجازات الاعتيادية والعارضة والمرضية ) مع حفظ هذه الأجازات بملفات العمال الرئيسية بالقسم

• ضم مدد الخدمة السابقة للعمال وكذلك ضم مدة التجنيد للعمال للذكور

• مطالبة العمال بتقديم إقرارات الذمة المالية طبقاً لتواريخ تقديم الإقرار واستيفاء بياناتها وإرسالها لإدارة الكسب غير المشروع بالجامعة

• الإجراءات الخاصة بالجزاءات وعمل أوامر العقاب ومتابعة محو الجزاءات وتسجيل الجزاءات الموقعة وكذلك تواريخ محوها بسجل الجزاءات .

• عمل تقارير الكفاية السنوية الخاصة بالعمال وإرسالها للجنة شئون العاملين بالجامعة لاعتمادها ثم قيدها بالسجل الخاص بها
• عمل تقارير فترة الاختبار عن الستة أشهر للمعينين الجدد وتسجيلها بالسجل الخاص بها

• الترشيح للعلاوات التشجيعية للعمال طبقاً لقرار رئيس الجامعة الخاص بالعلاوات التشجيعية

• متابعة موقف العمال  "ذكور" من موقفهم من التجنيد وتسجيلها بسجل التجنيد

• إجراءات إنهاء الخدمة الخاصة بالعمال لأي سبب من الأسباب (بلوغ السن القانونية للمعاش – الاستقالة – الوفاة ... الخ) بداية من صدور أمر إنهاء الخدمة حتى إنهاء إجراءات المعاش وصندوق التكافل الاجتماعي

• يتم تدوين وتحديث البيانات الخاصة بالعمال بصفة مستمرة في السجلات الآتية (سجل الأحوال "114" – سجل المجندين - سجل الأوامر الإدارية – سجل الجزاءات – سجلات الأجازات " إعارة ، وضع ، مرافقة للزوج أو الزوجة ، العمل نصف الوقت ، رعاية الطفل ، الاعتيادي والعارضة والمرضي " سجل إقرارات الذمة المالية – سجل الأعمار) وكذلك يتم حفظ جميع القرارات والعلاوات الدورية والتشجيعية وعلاوات الترقية والأجازات وخلافه بملف العمال الرئيسي بالقسم

 كما يقوم قسم الشئون الإدارية بعمل الآتي

• البيانات الخاصة بكل من السادة أعضاء هيئة التدريس والإداريين والعمال عند طلبها لتقديمها إلى الجهات المحددة بالطلب .
• عمل الأوامر الإدارية والتنبيهات التي تتعلق بحسن سير العمل  
• بيان بالأجازات الخاصة عند تشكيل أعمال الامتحانات وعمل الإشراف وخلافه.
• عمل جميع الإحصائيات الخاصة بجميع العاملين بالكلية

رابعاً اختصاصات قسم الشئون الادارية :

خامسا ً:العاملين بقسم الشئون الادارية: